Cómo pedir la eliminación de sus datos

1. Primero: ¿a quién le tiene que pedir la eliminación?

Esta es la página de instrucciones de eliminación de datos de Kaptasoft. De lo que sigue depende que su solicitud llegue a donde tiene que llegar: hay tres casos y conviene identificar el suyo antes de escribir. El trámite es gratuito en todos ellos.

• Caso A — Usted se comunicó con Kaptasoft. Pidió una demostración, escribió al correo, llamó por teléfono o es cliente de la plataforma. En este caso Kaptasoft es la Responsable de sus datos y atiende su solicitud directamente, con el procedimiento de esta página.
• Caso B — Usted le escribió a una empresa que usa Kaptasoft. Por ejemplo, escribió por WhatsApp, Instagram o Facebook a una empresa y le respondió su agente. En este caso el Responsable de sus datos es esa empresa, no Kaptasoft: Kaptasoft actúa como Encargada y solo los procesa por cuenta de ella, siguiendo sus instrucciones. La eliminación se la debe pedir a esa empresa.
• Caso C — Usted representa a una empresa que conectó sus cuentas a la plataforma. Por ejemplo, conectó su WhatsApp Business, su cuenta de Instagram o su página de Facebook. Puede pedir que se desconecte la integración y que se elimine la información de su cuenta, con el mismo procedimiento de esta página.

Si su caso es el B y de todos modos nos escribe, no lo dejamos sin respuesta: trasladamos su solicitud a la empresa responsable dentro de los dos días hábiles siguientes y le informamos a cuál quedó dirigida, para que usted pueda hacerle seguimiento. Lo que no podemos hacer es borrar por nuestra cuenta información que no es nuestra.

Eso no significa que esa información quede fuera de alcance. Como Encargada, Kaptasoft está obligada a ejecutar la supresión cuando la empresa responsable se lo ordena, y lo hace con los mismos plazos y con la misma constancia que se describen más abajo. Lo que la ley no le permite es decidirlo por su cuenta.

2. Qué puede pedir

• La supresión de sus datos personales de nuestras bases de datos.
• La revocatoria de la autorización que otorgó para tratarlos, sin necesidad de justificar el motivo.
• Dejar de recibir comunicaciones comerciales, conservando el resto de sus datos si así lo prefiere.
• Antes de decidir, conocer qué datos suyos tenemos y para qué los usamos.
• Si su caso es el C de la sección 1, además: la desconexión de las cuentas que su empresa integró a la plataforma.

Pedir dejar de recibir comunicaciones y pedir la eliminación completa no son lo mismo, y la diferencia es grande: la segunda no tiene vuelta atrás. Por eso ejecutamos exactamente lo que usted pida. Si de su mensaje no queda claro cuál de las dos quiere, se lo preguntamos antes de hacer nada, y el plazo de respuesta empieza a contar desde que nos aclara.

3. Cómo hacer la solicitud

Escriba a admin@kaptasoft.com con el asunto "Eliminación de datos", o envíela por escrito a Calle 167 # 58 B – 76, Casa 12, Bogotá D.C.. La solicitud se presenta por escrito porque tiene que quedar constancia de quién la hizo y de qué se pidió; si prefiere que le expliquemos el trámite antes, puede llamarnos al +57 314 247 5513.

Para poder atenderla, incluya:

• Su nombre completo y un documento de identificación.
• El dato de contacto por el que se comunicó con nosotros: el correo o el número de teléfono. Es lo que nos permite encontrar su registro.
• Qué está pidiendo: la eliminación completa, la revocatoria de la autorización, o dejar de recibir comunicaciones.
• Una dirección de contacto donde podamos responderle.

La solicitud la puede presentar usted, sus causahabientes, su representante o su apoderado. Si la presenta alguien en su nombre, necesitamos el documento que acredite esa condición.

Pedimos la identificación por una sola razón: para que nadie pueda hacer borrar los datos de otra persona haciéndose pasar por ella. Esos documentos se usan únicamente para verificar quién solicita y no se conservan más allá de lo necesario para dejar constancia del trámite.

4. En cuánto tiempo respondemos

Los plazos son los que fija la Ley 1581 de 2012 y se cuentan desde que recibimos la solicitud completa:

• Consultas sobre qué datos suyos tenemos: máximo 10 días hábiles. Si no alcanzamos, se lo informamos con los motivos y la nueva fecha, que no puede pasar de 5 días hábiles adicionales.
• Reclamos y solicitudes de supresión: máximo 15 días hábiles. Si no alcanzamos, se lo informamos antes de que venza, con un máximo de 8 días hábiles adicionales.
• Si la solicitud llega incompleta, se lo decimos dentro de los 5 días siguientes para que la complete. Si pasan 2 meses sin que recibamos lo que falta, se entiende que desistió y el trámite se cierra, sin que ello le impida volver a presentarla.
• Traslado al Responsable en el Caso B de la sección 1: dos días hábiles.

5. Qué se elimina y qué puede quedar guardado

Se elimina el registro completo asociado a usted: sus datos de identificación y contacto, las conversaciones que haya sostenido con nosotros y las anotaciones internas sobre su solicitud.

Hay información que no podemos borrar aunque usted lo pida, y es mejor decirlo antes que después:

• Los documentos contables y contractuales de las empresas que han contratado el servicio, que la ley obliga a conservar. El Artículo 60 del Código de Comercio fija ese deber en 10 años y prevalece sobre la solicitud de supresión mientras esté vigente. Esto aplica a la relación comercial con una empresa, no a los datos de contacto de una persona que solo pidió información.
• Una constancia de que la eliminación se realizó: la fecha, la categoría de datos y el número interno de la solicitud, sin el contenido de los datos suprimidos. Sirve para demostrarle a la autoridad que cumplimos, y no permite reconstruir la información borrada.
• Las copias de seguridad automáticas, mientras se sobrescriben. La eliminación es inmediata en las bases de datos activas; en los respaldos, el dato desaparece cuando termina su ciclo de rotación, que en ningún caso supera los 30 días.

Fuera de esos casos, la eliminación es definitiva: no queda una copia archivada ni una versión oculta del registro.

6. Cómo le confirmamos que se hizo

Al recibir su solicitud le enviamos un acuse con un número de radicado. Ese número identifica el trámite, le sirve para preguntar por él y es el mismo que queda en la constancia interna de la sección 5.

Cuando la eliminación se ejecuta, le enviamos una confirmación escrita al canal por el que nos escribió, indicando el número de radicado, qué se eliminó, en qué fecha y qué información quedó guardada por deber legal, si aplica.

Si no podemos atender su solicitud —por ejemplo, porque no logramos verificar su identidad o porque existe una obligación legal que lo impide—, se lo respondemos igual, dentro del mismo plazo, explicándole el motivo y qué puede hacer al respecto.

7. Si no está de acuerdo con nuestra respuesta

Escríbanos de nuevo pidiendo que revisemos la decisión. Si con eso no queda resuelto, puede presentar su queja ante la autoridad de protección de datos en Colombia, que es la Superintendencia de Industria y Comercio. La ley pide agotar primero el trámite ante nosotros, y por eso el orden importa:

• Sitio web: www.sic.gov.co
• Línea gratuita nacional: 018000-910165
• Sede electrónica: sedeelectronica.sic.gov.co

El detalle de todos sus derechos, de las finalidades del tratamiento y de los plazos de conservación está en nuestra Política de Tratamiento de Datos Personales.